24 toukokuun, 2024

Automaattinen Tienaaminen

Automatisoi Tienaaminen ja muuta elämäsi

Home » Ajanhallinta kuntoon – Säästä aikaa

Ajanhallinta kuntoon – Säästä aikaa

5 min read

Ajanhallinta kuntoon. Jokaisella on vuorokaudessa aikaa saman verran, eli 24 tuntia. Toiset käyttävät tehokkaasti ajan hyväksi ja toimivat tarkkojen aikataulujen kanssa, lasten kohdalla erittäin tarkat aikataulut johtavat myöhemmin ongelmiin lasten tunne-elämän kehittymisessä ja vaikuttavat heidän aikuiselämään. Lisäksi päiväkodissa lasten pitäisi olla vain muutaman tunnin päivää kohti, eikä 8 tuntia. Lasten pitäisi saada olla lapsia ja viettää suurinosa ajasta vanhempien seurassa joka luo päiväkoti-ikäiselle lapselle turvallisen perustan.

Suurinosa käyttää tästä vuorokaudesta nukkumiseen 8h ja työntekoon käytetään toiset 8 tuntia ja tämän jälkeen vapaa-aikaa pitäisi olla mahdollista käyttää myös noin 8 tuntia. Elämä ei saisi olla pelkkää suorittamista ja työntekoa. Joten tähän ajankäyttöön meillä on sinulle ratkaisuja joilla tulet säästämään aikaa itsellesi ja perheellesi.

Älypuhelimet ovat myös koukuttavia ja niiden selaaminen on nopea apu tylsistymiseen. Jatkuva puhelimen käyttö ja saatavilla olo aiheuttaa kuitenkin keskittymisvaikeuksia, vähentää luovuutta, vaikeuttaa läsnäoloa sekä uusien asioiden oppimista sekä lisää stressiä, ahdistusta ja masennuta. Etenkin runsas sosiaalisen median käyttö lisää ahdistusta ja laskee itsetuntoa. Sosiaalinen media vie aikaa tosielämässä tapahtuvalta kommunikoinnilta ja voi lisästä tunnetta ulkopuolisuudesta. Sosiaaliset suhteet saattavat kärsiä, kun esimerkiksi lounaalla selataan samalla puhelinta eikä keskitytä lounasseuran kanssa keskusteluun.

Älypuhelimen vilkuilu ja käyttö katkaisevat ajatuksen ja työtehtävien teon jatkuvasti. Älypuhelimen käyttöä kannattaakin tietoisesti vähentää, jotta keskittymiskyky paranisi. Kenenkään ei tarvitse olla jatkuvasti saatavilla eikä uusimpia uutisia tarvitse lukea välittömästi. Erilaiset rajaukset omaan älypuhelimen käyttöön auttavat vähentämään puhelimen kanssa käytettyä aikaa.

Ajankäytössä tulee jäädä kiireetöntä aikaa oleskeluun samalla, kun käyttää osan ajasta tavoiteltavien päämäärien edistämiseen. Jos ajanhallinnassa on haasteita, voi se aiheuttaa riittämättömyyden tunnetta sekä syyllisyyttä. Jatkuva kiire voi myös aiheuttaa stressiä ja uupumusta. Jokaisella on sama tuntimäärä vuorokaudessa, mutta hyvää ajanhallintaa voi harjoitella.

Työtehtävät tärkeysjärjestykseen

Työtehtävien priorisointi tarkoittaa tehtävien laittamista tärkeysjärjestykseen. Jotta priorisointi onnistuisi, tulee ensin miettiä, mitkä kaikki asiat ovat omia työtehtäviä, miten ne liittyvät kokonaisuuteen ja kuinka tärkeitä ne ovat. Priorisointia saattaa vaikeuttaa se, että usein tehtävät tulevat eteen kiireellisinä. On kuitenkin hyvä pohtia, onko tehtävä kiireellisyydestä huolimatta tärkeä kokonaisuuden kannalta. Mahdollisuudet valintojen tekemiseen vaihtelevat, mutta ajanhallinnassa tärkeä sana on ei. Priorisoinnissa on keskeistä muistaa, mikä on oman työn ydin ja mitkä tehtävät ovat oman työn kannalta oleellisimpia.

Ajanhallinnan ja työnteon tehostaminen

Tärkeät- Kiirelliset (Tee heti)Tärkeät – Ei kiirelliset (Päätä koska teet)
Ei tärkeät – Kiirelliset (Delegoi)Ei tärkeät – Ei kiireelliset (Tee kun kerkiät tai hylkää)
Elämänmuutos työtehtävät

Ensimmäisenä ovat kiireelliset ja tärkeät tehtävät, jotka eivät voi odottaa. Ne saattavat ilmestyä tehtävälistalle lyhyellä varoitusajalla, jonka vuoksi tällaisille tehtäville kannattaa aina varata hieman aikaa omasta työpäivästä.

Toisena ovat tärkeät ja ei-kiireelliset tehtävät. Tähän ryhmää kuuluvat tehtävät ovat yleensä tärkeäimpiä tehtäviä, jotka auttavat yritystä ja omaa työtä eniten eteenpäin. Näiden tehtävien tekemiseen kannattaa varata aikaa, jotta ne eivät jää kiireellisten tehtävien vuoksi tekemättä. Tärkeä, ei-kiireellinen tehtävä voi olla esimerkiksi jokin kehittämistyö, projektien suunnittelu jne.

Kolmantena ovat kiireelliset, ei-tärkeät tehtävät. Nämä tehtävät eivät tuo tulosta tai vie yritystä konkreettisesti eteenpäin, mutta vievät aikaa. Näiden tehtävien suhteen kannattaa miettiä, voisiko niitä automatisoida, delegoida tai ulkoistaa. Jos nämä vaihtoehdot eivät ole mahdollisia, tulisi nämä tehtävät tehdä nopeasti pois alta. Voi myös miettiä, tuleeko näiden tehtävien suhteen olla yhtä tarkka laadusta kuin tärkeiden tehtävien kanssa.

Neljäs sisältää ei-tärkeät ja ei-kiireelliset tehtävät. Nämä tehtävät ovat tehtävälistan hännillä ja niihin palataan, jos joskus on aikaa. Näiden tehtävien suhteen on hyvä miettiä, onko niitä pakko tehdä ollenkaan. Auttavatko ne perustyössä tai sen kehittämisessä ja mitä haittaa niiden tekemättömyydestä on.

Pomodoro-tekniikka

Tekniikan pääidea on, että tehtävän tekemiseen paneudutaan ennalta määritelty aika ja sen jälkeen pidetään lyhyt tauko. Tämä toistetaan neljä kertaa ja neljännen kierroksen jälkeen pidetään pidempi tauko.
Tekniikan tarkoitus on rajata tekeminen ja vähentää multitaskaamista eli monen asian samanaikaista tekemistä. Tekniikka myös madaltaa toimeen tarttumisen kynnystä, kun aika, joka käytetään tekemiseen, on rajattua. Keskittyminen ei myöskään herpaannu niin herkästi, kun suoritukseen on rajattu aika.
Aluksi minimoidaan kaikki mahdolliset häiritsevät keskeytykset. Tietokoneelta tulee mykistää sähköpostin, Teamsin yms. hälytykset. Päätetään yksi työtehtävä, johon keskitytään. Ajastetaan 25 minuutin ajanjakso esimerkiksi munakellosta tai muuten mykistetystä puhelimesta. Aloitetaan työskentely kellon käynnistyksen jälkeen. Kun kello pirisee, aloitetaan välittömästi tauko, joka kestää viisi minuuttia. Tauolla tehdään asioista, jotka vievät ajatuksia pois työtehtävästä. Voi esimerkiksi kävellä, kastella kukat, käydä juomassa jne. Kun tauko päättyy, paneudutaan työtehtävään jälleen 25 minuuttia, jonka jälkeen toistetaan tauko. Neljän kierroksen jälkeen pidetään pidempi tauko, jonka aikana esimerkiksi syödään. Tämän jälkeen aloitetaan työjakso alusta.

Vinkit opiskelijalle

1.Älä katso puhelinta heti herättyäsi tai viimeisenä ennen nukahtamista
2. Keskity opiskeluun esimerkiksi Pomodoro-tekniikan avulla
3. Pidä joka viikko pelivapaa päivä
4. Pidä silloin tällöin kännykkävapaa päivä
5. Poista turhat sovellukset
6. Poista turhat ilmoitukset sovelluksista
7. Luovu aikaa vievästä sovelluksesta kokonaan
8. Pidä paastoa sosiaalisesta mediasta (voit viestiä tämän etukäteen kavereille)
9. Yhteisten pelisääntöjen sopiminen kavereiden kanssa (esimerkiksi ei viestejä yöllä).

Vinkit työntekijälle

1.Varaa häiriöttömiä ajankohtia kalenterista tuleville viikoille (etenkin jos työpaikalla on yhteinen verkkokalenteri)
2. Seuraa puhelimella ja eri sovelluksissa vietettyä aikaa siihen tarkoitetulla sovelluksella
3. Kerro viestintätavoistasi esimiehelle, kollegoille ja asiakkaille. (Keskityt tietyn ajan täysin projektin edistämiseen, jonka jälkeen olet tavoitettavissa.
4. Sovi esimiehen kanssa, kuinka nopeasti esimerkiksi sähköposteihin on vastattava ja milloin et ole tavoitettavissa lainkaan (esim. viikonloput).
5. Pidä kännykkävapaa päivä.
6. Hiljennä organisaation pikaviestit tarpeen mukaan.
7. Pidä tauko informaation vastaanottamisesta eli infodieetti.
8. Vaihda työtilaa esimerkiksi kirjastoon, kahvilaan tms., jos työsi mahdollistaa tämän.
9. Avokonttorissa tai muussa jaetussa tilassa sovi ”älä häiritse” -symbolin käytöstä (esimerkiksi kuulokkeet päässä).
10. Vähennä videokokousten määrää tai lyhennä niiden kestoa. Muuta osa perinteisiksi palavereiksi tai kävelypalaveriksi. Muista pitää tauot kokousten välissä.

Hanki enemmän vapaa-aikaa

Laita talous kuntoon ja nauti elämästä.

Copyright ®Automaattinen Tienaaminen© All rights reserved.